Lesson 23. MS오피스에서 PDF만들기_ MS워드편

# 2003~4년 PDF 포럼운영시 직접 작성한 원고입니다.
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■ MS오피스에서 PDF만들기_MS워드편 아크로밧은 MS오피스 사용자를 위해 PDFMaker5.0이라는 일종의 매크로 배치툴을 제공하고 있습니다. 오피스 사용자는 '인쇄메뉴-디스틸러 프린터 드라이브'를 통해 pdf로 변환하는 것보다 PDFMaker5.0을 이용해 pdf로 변환하시는 것이 더욱 바람직합니다. 오피스가 설치된 상태에서 아크로밧을 설치하시면 아래 그림처럼 오피스 내부에 PDFMaker5.0이 자동으로 등록되며 마치 원래부터 오피스 프로그램이 가지고 있는 메뉴처럼 사용이 가능합니다. 단순히 pdf로 변환하는 단축메뉴 역할이 아니라 워드, 엑셀, 파워포인트가 가지고 있는 각각의 기능 중 pdf와 호환가능한 것(각종 하이퍼링크, 책갈피, 텍스트 상자의 기사화, 주석, 고품질의 태그 등)은 자동으로 처리해 줍니다.

- 상단 메뉴에 'Acrobat'이라는 메뉴가 생성됩니다.
도구막대에는 'Adobe PDF로 변환' 아이콘이 생성됩니다.

※ 주의사항
1. 오피스를 먼저 설치한 후 아크로밧을 설치하셔야 합니다.
2. 오피스 97이상 버전만 적용됩니다.
3. 변환하기 전 'Acrobat - 변환 설정 변경'메뉴를 통해 '환경설정'을 먼저 해 주시기 바랍니다.
4. 환경설정 메뉴에서 워드, 엑셀, 파워포인트는 '설정탭'과 '보안탭'이 공통으로 사용되며 나머지는 각각의 프로그램에

따라 다른 메뉴로 나타납니다.
5. PDFMaker5.0의 환경설정 메뉴가 영어로 나타난다면? 이것은 아크로밧의 언어가 영어로 선택되어 있기 때문입니다.

아크로밧을 실행하신 후 'Edit - Preferences-General- Display'항목에서 'Application Language'를 'Choose at Application

Startup'을 선택하시고 아크로밧을 종료하세요. 다시 아크로밧을 실행하시면 사용할 언어를 선택하라는 대화 상자가

나타나고 '한국어'로 변경하여 주세요.

그럼 아크로밧의 메뉴도 한국어로 나타나고 PDFMaker5.0의 대화 상자도 한글로 나타날 것입니다. (한글판 아크로밧5 버전)
6. 윈도우XP, 오피스XP 사용자께서 아크로밧 5.05버전이 아니라 아크로밧 초기버전(5.0)을 사용하실 때는 PDFMaker5.0

메뉴가 자동으로 등록되지 않습니다. 또한 여러 가지 문제점을 나타낼 수도 있습니다.

다음 업그레이드 파일을 설치해서 5.05로 업그레이드 하십시오.

■ 업그레이드 내용: 오피스XP와 윈도우XP를 지원하고 호환성 강화 및 버그패치.

아크로밧5.05업데이트 멀티랭귀지팩 (출처 : 어도비 홈 서포터 카테고리)

■ 'Acrobat'메뉴 및 단축아이콘의 생성

- 도구 막대의 'AdobePDF로 변환'아이콘은 '보기-도구모음-PDFMaker5.0'이 체크되어 있어야 합니다.

- 상단 'Acrobat'메뉴는 '도구-서식 파일 및 추가 기능'에서 PDFMaker5.0'이 체크되어 있어야 합니다.

■ 'Acrobat으로 결과보기'메뉴의 체크 유무에 따라

- Acrobat으로 결과보기'가 체크되어 있지 않은 상태에서 변환버튼을 누르면 아래 그림처럼

- '다른 이름으로 저장'대화상자가 먼저 나타납니다.
이후 '저장'을 클릭하면 하드디스크상에 저장이 된 상태로 변환이 완료됩니다.

만약 'Acrobat으로 결과보기'를 체크한 상태에서 변환버튼을 누르면

- 변환버튼을 누름과 동시에 바로 변환과정이 진행됩니다.

- 타이틀에 '제목없음'이라고 되어 있습니다.
변환은 완료되었으나 아직 하드디스크상에는 저장이 되지 않은 임시 파일 상태가 되므로 문서상태를
점검한 후 '파일-다른 이름으로 저장'을 통해 마무리 해 줍니다.

■ 변환전 문서 저장여부에 따라

- 편집 후 문서를 저장하지 않은 상태에서 '변환버튼'을 누르면 우선 '저장'하라는 대화 상자가 나타납니다.'
'예'를 클릭하면 현재 문서를 하드에 저장한 후 변환과정이 진행됩니다.

- 매번 '저장'하라는 경고창이 보고싶지 않다면 'Acrobat-변환 설정 변경-Office'탭에서 그림처럼 '자동으로 파일 저장'을

체크해 줍니다. 이후에는 '변환버튼'을 누름과 동시에 현재 편집 중인 문서는 자동으로 하드에 저장하고

pdf변환과정을 진행합니다. (새 문서일 경우 최초 한번은 '파일-저장하기' 메뉴를 통해 저장해 주어야 합니다.)

■ 자 이제 실제 워드문서를 이용해서 pdf문서로 변환을 해 보겠습니다.
- 작업환경은 윈도우2000, 오피스xp, 한글 아크로밧5.05버전입니다.

- 문서에서 제목 부분은 단계별로 별도의 제목 스타일을 만들어 적용해 두었습니다.
편집할 때도 편하지만 pdf변환시 스타일이 적용된 부분은 자동으로 pdf문서의 북마크로 변환될 것입니다.

- 워드에서 하이퍼링크는 pdf에서 웹링크로 자동 변환됩니다.

- 워드의 메모(주석)기능은 pdf의 텍스트 노트 주석으로 자동 변환됩니다.

- 워드의 각주는 pdf에서 자동으로 상호 링크가 적용됩니다.

- 편집이 다 되었으면 변환버튼을 누르기 전에 환경설정부터 해 볼까요.
그림처럼 '변환 설정 변경...'을 클릭

- 'PDFMaker5.0' 대화 상자가 나타납니다.
설정탭에서는 'pdfman'작업옵션을 사용하시면 무난합니다.
'pdfman 작업옵션'은 예전의 강좌(Lesson 6.)를 참조해 주세요.

- '설정 변환 편집...'을 통해 다른 옵션을 적용하거나 기존 작업옵션을 수정하실 수도 있습니다.
여기서 한번 설정된 작업옵션은 엑셀, 파워포인트에서도 공통으로 사용되며

현재 문서 이후에 생성되는 문서에도 수정 전까지 계속 적용됩니다.

- 보안탭의 암호화 레벨은 앞서 적용된 작업옵션이 PDF1.4(아크로밧5 호환)일 경우 128bit로 나타나고,

PDF1.3(아크로밧4 호환)이하일 경우 40bit로 나타납니다.

- Office탭에서 일반항목은 엑셀, 파워포인트에서도 공통으로 나타납니다.

※ 일반
1. 문서 정보 변환 - 워드의 '파일-등록정보-요약'의 내용이 pdf문서의 '요약'정보로 변환됩니다.
2. 문서간 링크 변환 - 워드의 문서간 각종 링크를 pdf의 링크로 변환해 줍니다.
3. 인터넷 링크 변환 - 워드의 웹주소 하이퍼링크를 pdf의 웹링크로 변환해 줍니다.
4. 링크 대상 배율
a. 현재의 확대 및 축소 - 링크 버튼을 누를 당시의 확대/축소배율을 링크된 곳에서도 유지합니다.
b. 페이지에 맞추기 - 페이지 전체가 표시되는 배율로 조정합니다.
c. 너비에 맞추기 - 문서의 가로 폭이 모두 보이도록 조정합니다.
d. 높이에 맞추기 - 문서의 세로 높이가 모두 보이도록 조정합니다.
e. 표시 내용에 맞추기 - 여백은 제외하고 내용이 있는 부분만 화면에 모두 보이도록 조정합니다.

※ Word 기능
1. 주석 → 노트 - 워드의 메모(주석)를 pdf의 텍스트 노트 주석 기능으로 변환합니다.
2. 텍스트상자 → 기사쓰레드 - 워드의 텍스트 상자를 pdf의 기사 기능으로 변환합니다.

(두 개 이상의 텍스트 상자가 연결된 상태여야 잘 되는군요.)
3. 페이지 레이블 - 워드의 페이지 번호 형식(ⅲ,A-1등등)을 PDF문서의 페이지 번호 형식으로 변환합니다.
4. 상호참조 및 TOC링크 - 워드의 상호참조 또는 목차기능이 pdf에서도 링크기능으로 유지됩니다.
5. 각주 및 미주 링크 - 워드의 각주, 미주가 pdf에서 링크가 적용되어 집니다.

※ 문서 태그
워드 문서의 구조 정보가 pdf문서내 태그정보로 기록되어 고품질의 구조화된(Tagged PDF)PDF문서로 변환됩니다.

따라서 시각장애인용 리더기 혹은 PDA같은 각종 단말기에서 문서의 레이아웃이 구조적으로 변경될 수 있는 유연함을

가질 수 있습니다.

- 책갈피탭에서는 워드의 제목스타일이 적용된 부분을 pdf의 북마크(책갈피)로 자동 변환해 줍니다.
또한 워드에 사용된 다른 스타일도 선택적으로 책갈피로 변환할 수 있습니다.
여기서는 제가 임의로 만든 pdf제목1, pdf제목2, pdf제목3 스타일을 체크한 후 단계별 레벨을 적용했습니다.

- 화면 옵션 탭에서 주석 항목은 워드에만 있는 기능으로 워드 문서에 사용된 메모(주석)을 pdf의 텍스트 노트

주석기능으로 변환할 때 변환할 항목과 텍스트 노트가 열린 상태로 나타날 지여부,

색상(클릭시 변경가능)을 설정할 수 있습니다.

- 이제 문서편집이 다 되었고 환경설정도 해 두었습니다.
'Adobe PDF로 변환'을 클릭

- 'Acrobat으로 결과 보기'가 체크되어 있기 때문에 하드디스크에 저장하지 않고
바로 변환작업이 진행됩니다.

- 변환이 완료되면 아크로밧이 자동으로 실행되면서 변환된 문서를 불러옵니다.
워드문서에 적용되었던 하이퍼링크가 pdf의 웹링크로 적용되어 있는 것을 볼 수 있습니다.

- 워드의 메모 주석이 pdf의 텍스트 노트주석으로 변환된 것을 볼 수 있습니다.

- 워드의 각주 부분에 pdf의 링크가 적용되어 있는 것을 볼 수 있습니다.

- 워드의 제목 스타일이 적용되었던 부분이 자동으로 pdf의 책갈피로 변환되어 있는 것을 볼 수 있습니다.
화면옵션에서 책갈피의 레벨을 적용했던 부분도 정확하게 1,2,3단계로 구분되어 적용되어 있습니다.

- 태그 팔레트를 살펴보면 워드문서의 구조적인 정보가 태그화 되어 포함되어 있는 것을 볼 수 있습니다.

- 태그화된 문서는 도구 막대에 있는 '리플로우'도구를 사용할 수 있습니다.

- 아크로밧의 창을 화면의 절반 크기로 줄여보았습니다.
이 상태에서 구조화되지 않은 pdf문서라면 '손 도구'로 단순히 드래그 해가면서 문서를 보거나
문서를 확대, 축소한 후 스크롤 해가며 열람할 수밖에 없습니다.
즉 문서의 레이아웃은 그대로 고정된 상태에서 화면의 단순 확대, 축소배율만 조정할 수 있습니다.

- 하지만 구조화된 pdf문서는 '리플로우'버튼을 클릭했을 때 pdf문서의 레이아웃 자체가

화면사이즈에 맞게 자동 변경됩니다. 즉 웹페이지의 표나 프레임에서 폭을 %로 해두면

웹 브라우저의 크기나 모니터 해상도에 따라 자동으로 레이아웃이 변경되어지는 것과 같습니다.

이렇게 구조화된 pdf문서는 한번만 문서를 편집해 두면 서로 다른 규격의 단말기에서도

별다른 수정없이 보기 편한 상태로 열람이 가능해 집니다.

구조화된 pdf문서를 만들 수 있는 프로그램은 어도비 인디자인, 어도비 프레임 메이커, MS오피스 정도가 있습니다.

- 리플로우된 상태에서 다시 페이지 보기를 맞추면 원래대로 복구됩니다.

- 문서에 사용된 글꼴도 제대로 포함 삽입되어 있는 것을 볼 수 있습니다.
전세계 어떤 버전의 아크로밧리더에서도 원본과 동일한 레이아웃으로 보고 인쇄할 수 있습니다.

- 점검을 마친 후에는 문서가 아직 하드디스크에 저장되지 않은 상태이므로
'파일-다른이름으로 저장'을 통해 마무리 해 줍니다.

■ pdf 변환후 메일첨부하기

- 워드에서 pdf로 변환하는 작업에 익숙해 진 상태라면 그 작업결과물에 나름대로 신뢰가 있을 것입니다.
즉 검토를 하지 않아도 PDF문서의 품질이 충분히 예상되실 것입니다.
이 경우 워드로 편집한 문서를 pdf변환 후 상대방에게 메일로 첨부하여 보내고 싶다면
'Adobe PDF 및 전자 메일로 변환'을 클릭합니다.

- PDF로 변환하는 과정이 진행됩니다.

- 변환이 완료되면 자동으로 아웃룩이 실행되면서 첨부파일에 변환된 PDF문서가 들어가 있습니다.
받는사람과 제목, 내용을 입력 후 보내기 하시면 되겠습니다.

■ 인쇄 명령을 통해 PDF변환하기
- 지금까지 살펴본 PDFMaker5.0을 통해 pdf로 변환하는 방법은 상당히 고품질의 pdf를 만들어 낼 수는 있지만

약간의 시간이 더 걸리게 되고 가끔 오류가 나타나는 경우도 있습니다. 또한 파일의 크기도 증가합니다.

따라서 단순히 열람 및 배포용 목적으로 신속히 제작해야 할때는 지금까지의 앞 강좌에서 설명드린 것처럼

'인쇄명령'을 통해 만드는 것도 한 방법입니다.

- 편집이 완료된 후 '파일-인쇄...'를 클릭

- 프린터 이름을 'Acrobat Distiller'로 선택합니다.
'등록정보'를 통해 작업옵션을 변경하셔도 됩니다. (ebook 이상 권장)
'확인'을 클릭.

- 변환된 결과 문서 자체의 품질은 동일합니다.
다만 책갈피나 각종 링크들, 태그정보등은 적용되지 않은 상태입니다.
필요한 경우 아크로밧의 도구를 이용해서 추가작업을 해 주시고

'파일-다른이름으로 저장'을 통해 마무리 해줍니다.

■ PDFMaker가 등록되지 않을 때
- 정상적으로 설치했는 데도 상단의 'Acrobat'메뉴나 도구버튼이 나타나지 않는다면 다음을 점검해 보세요.

1.아크로밧이 설치된 경로 '~/Adobe/Acrobat 5.0/PDFMaker' 폴더에서 'PDFMaker.dot(워드아이콘)'이

있는 지 확인합니다. 오른쪽 마우스를 클릭한 후 '복사'를 클릭.
2.오피스가 설치된 경로 '~/Microsoft Office/Office 10/Startup'폴더에 '붙여넣기' 혹은 '덮어쓰기'합니다.

이후 워드를 실행해 봅니다.

- 도구버튼은 그림과 같이 '보기-도구 모음-PDFMaker5.0'이 체크되어 있어야 나타납니다.

- 'Acrobat'메뉴는 '도구-서식파일 및 추가기능'을 클릭

- 'PDFMaker5.0'이 체크되어 있어야 나타납니다.

만약 위처럼 했는 데도 'PDFMaker5.0' 항목이 아예 나타나지 않는다면 아크로밧을 다시 설치해 줍니다.
전체를 다시설치하실 필요는 없고 'PDFMaker5.0'항목만 설치하시면 됩니다.

1. 실행 중인 워드 및 아크로밧을 종료합니다.
2. 아크로밧이 설치된 경로 '~/Adobe/Acrobat 5.0/PDFMaker' 폴더에서 'PDFMaker.dot, PDFMaker.xla,

PDFMaker.ppa'파일을 삭제합니다.
3. 오피스가 설치된 경로 '~/Microsoft Office/Office 10/Startup'폴더에서 PDFMaker.dot 파일을 삭제합니다.

- 이후 아크로밧 CD를 삽입하고 설치과정을 진행합니다.

- 설치옵션은 반드시 '사용자'설치로 진행하시고 그림의 단계에서 '보조프로그램' 항목만 체크합니다.
'보조프로그램'속에 'PDFMaker5.0'이 들어있습니다.
'다음'을 클릭.
설치가 끝나면 워드를 실행하시고 위 과정대로 다시 한번 점검해 보시기 바랍니다.

감사합니다.